根據《公司條例》（第622章）第474條，每間在港註冊的有限公司必須任何時候都有一名公司秘書。違反規定可被處罰款港幣50,000元及按日計算的失責罰款。
這不是一條可以「遲啲先算」的法例。2024至2026年間，電子存檔要求收緊、重要控制人登記冊（SCR）抽查頻率增加，合規壓力只增不減。
這篇指南幫助你——無論是剛開公司的創業者、經營多年的中小企老闆，還是正考慮轉換供應商的決策者——在2026年的市場環境下做出最適合自己的選擇。
公司秘書的法定角色
很多初次創業的老闆以為公司秘書只是「掛名」角色。這個理解不僅有誤，更可能令你累積法律風險。
法定職責一覽
| 職責範疇 | 具體內容 |
| 法定申報 | 每年提交周年申報表（NAR1）、處理董事及秘書變更通知 |
| 登記冊備存 | 成員登記冊、董事登記冊、秘書登記冊、押記登記冊、重要控制人登記冊（SCR） |
| 會議及決議 | 安排及記錄董事會會議和股東大會 |
| 股權事務 | 處理股份轉讓和分配 |
| 文件保管 | 保管公司印章、法定文件正本 |
資格要求
| 公司類型 | 公司秘書資格要求 |
| 私人公司（自然人擔任） | 必須通常居住於香港 |
| 私人公司（法人團體擔任） | 註冊辦事處或營業地點必須在香港 |
| 上市公司 | 必須持有HKICS會員資格、律師資格或會計師資格 |
重要提示： 公司的唯一董事不能同時兼任公司秘書。一人公司必須委任另一個人或專業秘書公司擔任此角色。
2026年合規環境三大變化
一、電子存檔強制化
公司註冊處持續擴大強制電子存檔範圍。如果你的公司秘書仍依賴紙本流程，可能出現系統兼容或格式不符問題。選擇服務商時，電子存檔系統是否成熟已成為基本門檻。
二、SCR執法加強
隨著反洗錢國際評審壓力，2025年後SCR抽查頻率明顯增加。根據《公司條例》第653M條，SCR資料不完整或不準確，公司及每名責任人可被處罰款港幣25,000元及按日失責罰款港幣700元。
三、TCSP持牌制度
所有提供公司秘書服務的機構必須持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照。選擇供應商時，確認其持有有效TCSP牌照是保障自己的第一步——可在公司註冊處網站免費查詢。
服務範圍全拆解：基礎 vs 進階 vs 常被混淆的項目
市面上的公司秘書服務由每年幾百元到過萬元不等，關鍵在於涵蓋範圍的差異。
| 類別 | 包含項目 | 備註 |
| 基本合規服務（通常包含在基礎套餐） | 擔任具名公司秘書、提交NAR1、備存法定登記冊、處理董事／秘書委任辭任通知、基本合規提醒 | 大部分套餐的標配 |
| 進階管治服務（通常另外收費） | 董事會會議記錄、股東決議案、股份轉讓、公司架構變更、配合核數師年度工作、合規健康檢查 | 按次收費或包含在高階套餐 |
| 常被混淆的獨立服務 | 註冊地址服務、通訊地址及收件轉遞、報稅服務、會計記帳、銀行開戶支援 | 通常需另外安排及付費 |
避坑建議： 簽約前逐項確認服務範圍，避免日後「呢樣加錢、嗰樣唔包」的爭議。
2026年收費市場概覽
| 套餐層級 | 年費範圍（港幣） | 適合對象 | 通常包含 |
| 基礎 | $800 – $2,500 | 活動量低的私人公司、一至兩名股東 | 具名秘書、NAR1、基本登記冊維護 |
| 中階 | $2,500 – $6,000 | 每年有數次架構變更或決議需要的公司 | 基礎服務 + 一定次數決議案準備、免費董事變更、主動合規諮詢 |
| 高階／訂製 | $6,000 – $20,000+ | 架構複雜、多間子公司、涉及海外控股 | 專屬客戶經理、無限次諮詢、優先處理、全面管治支援 |
影響定價的關鍵因素
- 公司複雜度： 股東和董事數目越多，工作量越大
- 企業行動頻率： 過去12個月的股權變動、決議次數
- 行業特殊性： 持有專業牌照的公司涉及額外申報
- 帳目整潔程度： 紀錄混亂需要清理工作
- 服務商定位： 品牌、辦公地點成本影響報價
核心建議：不要只看標價，要看「全年實際支出」。 有些供應商基礎套餐看似便宜，但任何額外動作都加收數百至過千元附加費，最終可能比全包套餐更貴。
揀選公司秘書服務的七大準則
| 準則 | 要點 | 實際做法 |
| ① TCSP持牌狀態 | 最基本的合法性門檻 | 在公司註冊處持牌人登記冊查詢確認 |
| ② 回應速度 | 公司秘書事務有時具時間緊迫性 | 簽約前發一封查詢電郵測試回覆速度（應在一個工作天內回覆） |
| ③ 團隊資歷 | 複雜問題需要資深專業人員把關 | 了解主要聯絡人的專業背景及是否有HKICS資格 |
| ④ 收費透明度 | 避免隱藏附加費 | 要求提供書面服務範圍說明書，明確列出所有可能的額外收費 |
| ⑤ 技術系統 | 數碼化管理降低風險、提升效率 | 確認是否有線上平台可查閱文件、追蹤合規deadline |
| ⑥ 處理複雜情境的能力 | 基礎申報人人會做，非常規情境才見真章 | 詢問其處理公司重組、股權交易、監管查詢的經驗 |
| ⑦ 合約終止及交接條款 | 避免日後被綁死或付高額離場費 | 確認綁定期、提前終止條款、文件歸還安排 |
不同類型公司的最佳選擇
| 公司類型 | 核心需求 | 建議套餐級別 | 年度預算參考 |
| 一人有限公司／微型初創 | 基本合規、SCR設立維護 | 基礎 | $1,000 – $2,000 |
| 有外部投資者的成長期公司 | 新股發行、股東協議、董事會擴充 | 中高階 | $4,000 – $8,000 |
| 外資在港子公司 | 跨境架構SCR申報、與母公司協調 | 高階（有國際經驗者） | $8,000 – $15,000+ |
| 持牌業務（地產代理、保險、放債人等） | 行業特定監管要求、股東變動事先批准 | 中高階（具行業經驗） | $5,000 – $10,000 |
轉換公司秘書：程序及注意事項
轉換供應商的程序不複雜，但有三個關鍵原則：
原則一：零空缺期。 法例要求任何時候都必須有公司秘書。在通知現有供應商前，先與新供應商確認可即時接手，安排同一天完成辭任和新任命。
原則二：文件完整取回。 必須從前任處取回的文件包括：
- 公司註冊證書（CI）及商業登記證（BR）
- 公司章程細則（Articles of Association）
- 歷年周年申報表副本
- 所有法定登記冊
- 董事會及股東會議記錄
- 公司印章和鋼印（如有）
- 未完成事項交接備忘
原則三：及時申報。 新供應商需向公司註冊處提交ND5（終止通知）及NS1（新任命通知）。行政程序通常一至兩個工作天完成，但文件交接時間取決於前任的配合程度。
最常見合規失誤及後果
| 失誤類型 | 法定期限 | 後果 |
| 逾期提交NAR1 | 成立周年日後42天內 | 登記費從$105暴增至$3,480；可能被檢控 |
| SCR未更新 | 架構變動後合理時間內 | 罰款$25,000 + 按日罰款$700 |
| 董事／秘書變更未申報 | 變更後15天內 | 延遲申報本身即屬違規 |
| 商業登記證過期 | 到期前續期 | 罰款$300 + 可能影響商業運作 |
| 法定登記冊缺失 | 必須隨時備存 | 罰款 + 無法回應查閱要求 |
選擇 EasyCorp：為什麼超過十五年來客戶持續信賴我們
EasyCorp 自2009年起紮根香港，專門為國際客戶及本地中小企提供公司註冊、公司秘書、註冊地址、銀行開戶協助、會計、稅務及商業諮詢服務。十五年來，我們只專注做好一件事：讓私人有限公司的合規工作變得快速、可靠、可預期。
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極速處理承諾。 在收到完整及正確簽署的文件後，標準公司變更申報——包括董事委任、註冊地址更新、秘書變更、股份分配——通常於一個工作天內提交至公司註冊處。政府審批時間不在我們控制範圍內，但在我們手上的環節，絕不拖延。
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如何轉換公司秘書到 EasyCorp？
在收齊完整文件後，大部分秘書轉換可於一個工作天內完成準備工作，整體流程通常在一至三個工作天內完成——視乎簽署安排、前任供應商交接配合度及文件齊備程度而定。
我們提供固定報價、不附帶任何義務的免費諮詢。無論你是正在比較方案，還是已決定轉換，歡迎隨時聯絡我們的團隊。
常見問題 (FAQ)
公司秘書服務和虛擬辦公室是同一回事嗎？
不是。公司秘書是關於管治和法規遵從的專業服務；虛擬辦公室主要提供商務地址和收件。兩者可由同一公司提供，但屬於獨立服務。
我可以自己做公司秘書嗎？
唯一董事不可兼任。有兩名以上董事時，其中一人理論上可兼任（須通常居住香港），但自行處理的時間成本通常遠高於外判費用。
轉換公司秘書需要股東同意嗎？
一般不需要。委任和終止公司秘書的權力在於董事會，通過一項董事決議即可（除非公司章程另有規定）。
公司沒有營運還需要公司秘書嗎？
需要。只要公司仍在登記冊上，就必須遵守所有法定要求。如確定不再需要，應申請撤銷註冊或清盤。
公司秘書可以處理報稅嗎？
法定職責不包含稅務。但很多服務商同時提供稅務及會計服務，通常另外收費。
總結
選擇公司秘書服務是合規風險管理的決定，而非單純的行政採購。最平不一定最差，最貴未必最適合你。關鍵在於四點：服務範圍是否匹配需要、專業資質和系統是否可靠、溝通回應是否及時、合約條款是否公平透明。
一間好的公司秘書服務商，不只是替你填表的工具人，而是你在合規路上的預警系統。每年幾千元的支出，換來的是避免數以萬元計的罰款和公司被除名的風險——這可能是公司最具成本效益的投資之一。
本文根據截至 2026 年公開的政府收費標準及市場行情整理。政府費用以公司註冊處、稅務局官方公布為準；專業服務費用僅供參考，實際報價請向個別服務商查詢。
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